Bekerja Dengan File (Joseph Moran, 2015)

Apa itu File?

Sederhananya, file adalah wadah yang menyimpan jenis informasi tertentu, seperti gambar, lagu, atau dokumen. Di Windows, setiap file memiliki nama dan ekstensi (ekstensi biasanya terdiri dari tiga karakter, tetapi bisa juga dua atau empat) dipisahkan oleh titik, misalnya,anggaran keluarga.xlsx. Ekstensi file memberi tahu kamu jenis informasi apa yang dikandung file dan, dengan demikian, jenis program apa yang akan membukanya. Dalam contoh ini, ekstensi xlsx menunjukkan bahwa file dapat dibukadengan perangkat lunak spreadsheet Microsoft Excel atau program lain yang kompatibel. Penting untuk dicatat bahwa Windows biasanya menyembunyikan ekstensi file dari tampilan di File Explorer, dan meskipun kamu dapat membuat ekstensi tersebut terlihat dengan memberi tkamu centang pada kotak Ekstensi nama file yang ditemukan di bawah Menu Tampilan File Explorer, kamu biasanya tidak perlu melakukannya karena, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1, ketika tampilan Detail File Explorer dipilih, kolom Type akan memberi tahu kamu jenis file apa yang ditampilkan.

Gambar 1. Kolom Jenis File Explorer memberi tahu kamu jenis file apa yang kamu lihat, bahkan ketika ekstensi file tidak terlihat

Apa itu Folder?

Jika file adalah wadah untuk informasi, folder adalah wadah untuk file. Folder membantu mengatur file kamu, dan seperti yang kami sebutkan di bab sebelumnya, Windows secara otomatis menyiapkan beberapa folder stkamur yaitu Document, Music, Picture, dan Video, untuk kamu menyimpan berbagai jenis file. Meskipun kamu bebas menyimpan file (hampir) di mana saja di PC, prinsip dasar manajemen file yang baik adalah selalu menyimpan file kamu di salah satu dari empat folder ini, atau di subfolder yang terletak di dalam salah satu folder ini. Meskipun kamu bisa membuat folder lain dalam drive baru (selain drive C), untuk mengatur atau memanajemen file.

Apa itu Dekstop?

Desktop merupakan salah satu folder standar yang kita pelajari di bab sebelumnya, dan jika Anda seperti banyak pengguna Windows, Anda telah mengembangkan kebiasaan menyimpan file di Desktop agar mudah dijangkau. Masalahnya adalah bahwa sementara “bekerja dari Desktop” mungkin tampak bijaksana pada awalnya, tetapi pada titik tertentu akan menyebabkan kekacauan, karena semakin banyak barang yang disimpan ke Desktop, semakin sulit untuk menemukan item yang Anda inginkan dengan cepat di antara lusinan atau sejumlah ikon file dan folder yang tampak identik sehingga malah tampak kotor. Intinya, Anda harus menahan godaan untuk menggunakan Desktop sebagai “laci sampah”. Ada beberapa cara untuk menyimpan file yang sering digunakan di Windows, termasuk fitur pencarian dan item yang disematkan/daftar agar file juga dapat diakses dengan mudah oleh pengguna.

Membuat Folder atau Subfolder Baru

Ada dua cara utama untuk membuat folder atau subfolder baru di File Explorer. Setelah menavigasi ke lokasi di mana Anda ingin membuat folder baru, klik kanan di ruang kosong Panel Isi (yaitu, bukan di atas file atau folder yang ada), pilih NEW, lalu FOLDER. Pilihan lainnya adalah dengan mengklik atau mengetuk tombol NEW FOLDER di menu HOME.

Gambar 2. Buat folder baru melalui tombol Folder baru, atau dengan mengklik kanan ruang kosong di Panel Isi
Gambar 3. Membuaf folder baru dari menu HOME, lalu klik NEW FOLDER

Memilih Beberapa File atau Folder

Anda sudah tahu bahwa Anda dapat memilih file atau folder dengan mengklik atau mengetuknya. Sebaliknya, ketika memilih beberapa file atau folder, Anda memiliki beberapa opsi berbeda untuk dipilih.

Opsi 1: Gunakan SHIFT dan CTRL dengan mouse

Untuk memilih beberapa file atau folder yang berdekatan, klik atau ketuk item pertama yang Anda inginkan agar disorot, lalu tahan Shift dan klik atau ketuk file terakhir yang Anda inginkan. Item pertama, item terakhir, dan semua item di antaranya akan disorot. Untuk memilih semua item, gunakan opsi pilih semua di bawah menu beranda, atau tekan Ctrl+A. Untuk memilih beberapa file yang tidak berdekatan, klik atau ketuk item pertama yang Anda inginkan, lalu tahan CTRL saat Anda mengklik atau mengetuk item tambahan. Ini akan memungkinkan Anda untuk memilih hanya item tertentu yang menarik, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.

Gambar 4.1
Gambar 4.2
Gambar 4.3
Opsi 2: Gunakan Kotak Centang Item

Cara alternatif untuk memilih beberapa item (dan, memang, satu-satunya cara praktis jika Anda menggunakan PC yang tidak memiliki keyboard atau perangkat penunjuk) adalah dengan menggunakan kotak centang item File Explorer. ITEM CHECK BOXES mungkin sudah diaktifkan jika PC Anda diaktifkan, tetapi jika tidak, Anda dapat menyalakannya dengan (secara alami) mencentang kotak berlabel ITEM CHECK BOXES di menu VIEW. Saat Anda mengaktifkan ITEM CHECK BOXES dan mengatur File Explorer ke tampilan Detail, kolom sempit ruang kosong dengan kotak centang di bagian atas akan terlihat di sepanjang tepi kiri panel konten (Gambar). Untuk memilih file, arahkan mouse ke ruang ini di sebelah item; Anda akan melihat kotak centang muncul, yang dapat Anda klik untuk memilih item. (Kotak centang di bagian atas kolom ini digunakan untuk Pilih semua).

Jika pilihan anda hampir semua dari file dalam folder tersebut, mungkin anda bisa centang bagian atas terlebih dahulu, lalu menghapus centang untuk file yang tidak dipilih.

Tips & Trik
Gambar 5. Dengan kotak centang Item diaktifkan, klik atau ketuk kolom kotak centang untuk memilih file individual

Nama File atau Folder

Jika Anda telah menggunakan PC untuk waktu yang sangat lama, Anda mungkin ingat bahwa bertahun-tahun yang lalu, nama file (dan folder) dibatasi hingga delapan karakter. Hal itu tidak lagi terjadi pada versi windows terbaru, tetapi masih ada beberapa batasan praktis yang harus diperhatikan.

  1. Pertama, beberapa karakter tidak valid untuk digunakan dalam nama file/folder (/ \ < > ? : * ” |)
  2. Kedua, meskipun ada maksimal 255 karakter yang dapat di setiap file atau nama folder, batasan yang lebih praktis untuk diperhatikan di Windows adalah bahwa path lengkap ke file harus berisi nomor dari 260 karakter. Jalur lengkap ke file adalah nama file ditambah nama semua folder dan subfolder yang mengarah ke sana, termasuk spasi, dan bila ini melebihi 260 karakter, Windows kemungkinan akan menampilkan pesan kesalahan (tidak jelas dan tidak informatif) saat Anda mencoba untuk menyalin, memindahkan, menghapus, atau bahkan membuka file. Untuk alasan ini, adalah ide yang baik untuk menjaga nama file dan folder sesingkat mungkin untuk menghindari batas 260 karakter ini.

Contoh jalur kelangkap ke File:
c:\Users\Joseph\Documents\Book Chapters\Chapter 2-Bekerja dengan File\Chapter 2.docx

Tapi sementara 260 karakter tampak seperti banyak, dan dalam keadaan tertentu melebihi batas, bisa lebih mudah dari yang Anda pikirkan. Misalnya, jika kami telah menggunakan nama lengkap buku ini di folder dan jalur file seperti ini:

c:\Users\Joseph\Documents\FileManagement Dibuat Sederhana, Edisi Windows BookChapters\FileManagementMade Simple, Windows Edition Bab 2 –Bekerja dengan Files\FileManagement Made Simple, Bab Edisi Windows 2.docx

Panjang jalur hampir tiga kali lipat menjadi lebih dari 200 karakter. Perlu juga dicatat bahwa mungkin saja berlari melawan ambang 260 karakter saat mencoba menyalin atau memindahkan file dari lokasi dengan jalur pendek ke lokasi dengan jalur yang lebih panjang. Singkatnya, untuk menghindari potensi masalah yang disebabkan oleh melebihi batas jalur 260 karakter, hindari pengulangan dan verbositas yang tidak perlu saat memberi nama file dan folder.

Mengganti Nama Item

Ada beberapa cara mudah untuk mengganti nama file atau folder. Setelah Anda memilih item yang ingin Anda ganti namanya, salah satu metodenya adalah dengan klik kanan atau ketuk lama item tersebut dan pilih RENAME. Cara lainnya adalah dengan memilih file dan tekan F2 atau gunakan tombol RENAME yang terdapat dalam menu HOME File Explorer. Dalam semua kasus, nama yang ada akan disorot dan siap untuk diketik dengan yang baru, seperti yang kami tunjukkan pada Gambar.

Gambar 6. Ganti nama item melalui tombol RENAME atau klik kanan/tap menu FILE (atau tekan F2)

Mengganti Nama Banyak File dan Folder

Mungkin ada kalanya Anda merasa perlu mengganti nama banyak file dan/atau folder, bukan hanya satu. Ini sering disebut sebagai penggantian nama batch. Ada beberapa metode untuk melakukan ini, dan mana yang terbaik tergantung pada berapa banyak item yang Anda tangani dan bagaimana Anda ingin mengganti namanya.

Opsi 1: Beralih di antara item dengan tombol Tab

Jika Anda ingin mengganti nama beberapa item dalam folder, tetapi tidak semua dengan nama yang mirip atau serial, Anda dapat membuat tugas ini lebih mudah dengan mengganti nama item pertama seperti yang baru saja kami jelaskan. Namun, setelah mengetikkan nama baru, tekan TAB, jangan ENTER. Ini akan membawa sorotan melompat ke file di bawahnya, yang akan disorot dan siap untuk diganti namanya. Ulangi proses ini seperlunya sampai Anda mengganti nama semua file yang Anda butuhkan, akhirnya tekan ENTER di file yang terakhir. Ada beberapa hal yang perlu diingat tentang mengganti nama file dengan cara ini. Pertama, jika Anda perlu kembali ke daftar Anda, Anda dapat menggunakan SHIFT + TAB. Kedua, jika Anda membuat kesalahan saat mengetik nama baru, tekan Ctrl+Z untuk membatalkan perubahan dan memulai dari awal (untuk file itu, bukan seluruh proses penggantian nama).

Sekarang sepertinya saat yang tepat untuk menyoroti pentingnya dan kegunaan dari perintah Ctrl + Z, juga dikenal sebagai “UNDO” dan didukung di sebagian besar area Windows serta di sebagian besar program Windows. Ctrl + Z membalikkan tindakan terakhir yang Anda ambil, dan tergantung pada situasinya dapat berupa kemudahan atau anugerah (terutama jika Anda melakukan sesuatu secara tidak sengaja tanpa tahu persis apa atau bagaimana). Ingatlah untuk memanfaatkan Ctrl +Z ketika Anda menginginkan cara cepat dan mudah untuk memutar kembali hal terakhir yang Anda lakukan, dan jika Anda melakukannya dan menyadari mungkin Anda baik-baik saja dengan perubahan itu, kami sarankan tekan Ctrl + Y (sebagai kebalikan dari Ctrl+Z).

Tips & Trik
Opsi 2: Sorot beberapa item sebelum mengganti nama

Katakanlah Anda memiliki banyak file yang ingin Anda ganti namanya dengan cara yang sama. Misalnya, folder yang penuh dengan gambar dengan nama yang tidak jelas dari liburan yang baru saja Anda ambil, tetapi Anda ingin menamainya semua “LIBURAN TAHUN BARU 2021”. Untuk melakukannya, pilih semua file yang ingin Anda ganti namanya, lalu tekan F2. File pertama yang Anda pilih akan disorot untuk diganti namanya; ketik nama baru Anda dan tekan Enter, dan setiap file akan diganti namanya dengan angka yang bertambah dalam tanda kurung – misalnya, LIBURAN TAHUN BARU 2021 (1), LIBURAN TAHUN BARU 2021 (2), dan seterusnya

Opsi 3: Gunakan Perangkat Lunak Pihak Ketiga

Jika kamu perlu mengganti nama file dengan kecepatan dan/atau fleksibilitas lebih dari yang ditawarkan dua metode pertama, Windows tidak menawarkan cara mudah untuk melakukannya. Tetapi seperti yang sering terjadi dalam situasi seperti itu, perangkat lunak pihak ketiga dapat melakukan pekerjaan itu. Secara khusus, kami sarankan untuk mencoba aplikasi gratis bernama ADVANCED RENAMED, yang dapat kamu unduh dari www.advancedrenamer.com. Dengannya, kamu dapat melakukan hal-hal seperti menghapus atau menyisipkan hanya teks tertentu dari nama file, mengubah besar kecilnya karakter, memberi nomor ulang file, dan banyak lagi. Lebih baik lagi, ini memungkinkan kamu untuk mensimulasikan tugas penggantian nama yang panjang atau rumit sebelum kamu melakukannya sehingga kamu dapat yakin bahwa hasilnya akan seperti yang kamu harapkan.

Memindahkan atau Menyalin Item

Ada banyak cara berbeda untuk memindahkan atau menyalin item di File Explorer, tetapi kami akan fokus pada dua secara khusus.

Opsi 1: Menggunakan tombol Move to atau Copy to Pada menu Home

Salah satu cara termudah untuk memindahkan/menyalin item di File Explorer adalah dengan menggunakan tombol yang disediakan untuk tujuan itu. Pertama pilih item yang Anda minati, lalu klik atau ketuk tombol MOVE TO atau COPY TO yang ada di bawah menu HOME. Dalam kedua kasus Anda akan melihat daftar tujuan yang sama (Gambar2-9), yang mencakup kumpulan folder pengguna standar serta folder yang baru saja digunakan (di Windows 8.1) atau folder yang telah Anda sematkan ke Akses Cepat (Windows 10).

Gambar 7. Salin atau pindahkan item menggunakan tombol yang ada di menu Beranda. Alasan folder tertentu muncul dua kali dalam daftar adalah karena salah satunya adalah folder sebenarnya dan yang lainnya adalah entri Akses Cepat untuk folder yang sama
Opsi 2: Cut / Copy dan Paste

Cara lain untuk menyalin atau memindahkan item—di File Explorer atau di tempat lain di Windows, seperti Desktop) adalah melalui COPY/CUT dan PASTE. Untuk menggunakan metode ini, pilih item yang Anda inginkan, lalu klik kanan. Pilih COPY jika Anda ingin menyalin item atau CUT jika Anda ingin memindahkannya. Kemudian, navigasikan ke tujuan Anda, klik kanan atau ketuk lama di atasnya (jika Anda memilihnya di panel navigasi—di panel konten, klik kanan atau ketuk lama ruang kosong), lalu pilih PASTE untuk menyelesaikan penyalinan/ proses pemindahan. Saat menyalin atau memindahkan file dan/atau folder dalam jumlah besar, Anda mungkin perlu membuka dua jendela File Explorer sekaligus (satu terbuka ke folder sumber, yang lain ke tujuan). Cara mudah untuk melakukannya adalah klik kanan atau ketuk lama tujuan Anda di panel Navigasi File Explorer (kiri) dan pilih OPEN NEW WINDOWS, seperti yang ditunjukkan pada Gambar.

Gambar 8. Mempertahankan agar lokasi sumber dan tujuan Anda tetap terlihat dengan membuka salah satunya di jendela File Explorer baru

Jendela Progres Transfer File

Setiap kali Anda memindahkan atau menyalin item, Anda akan melihat jendela (seperti yang ditunjukkan pada Gambar) yang memungkinkan Anda memantau kemajuan transfer dan kapan waktunya selesai. (pengecualiannya adalah ketika Anda mentransfer begitu sedikit data sehingga proses selesai dalam waktu kurang dari sekitar satu detik.) Anda tidak perlu menunggu transfer selesai sebelum memulai yang lain, meskipun perlu diingat bahwa jika Anda melakukanbanyak transfer sekaligus, kinerja PC Anda mungkin terasa lambat.

Gambar 9. Status operasi penyalinan/pemindahan sedang berlangsung

Review Buku “File Management Made Simple, Windows Edition”, Joseph Moran, 2015

Referensi

Previous Post
Next Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *