Menjaga File dan Folder Tetap Terorganisir (Joseph Moran, 2015)

Libraries

Libraries adalah fitur yang diperkenalkan Microsoft pada tahun 2009 Windows 7. Perusahaan Windows telah mengurangi (baca: menyembunyikannya secara default) di versi Windows berikutnya, termasuk Windows 8.1 dan Windows 10, tetapi kami pikir hal tersebut cukup penting untuk dibahas. Untuk Melihat Libraries di File Explorer, klik atau ketuk tab VIEW, lalu pilih tombol NAVIGATION PANE dan pilih SHOW LIBRARIES (Gambar 1).

Gambar 1. Memunculkan panel Libraries. Folder Library muncul pada panel di sebelah kiri bawah, sebelum menu Network

Seperti yang kami sebutkan, Library pada dasarnya adalah folder ”Virtual” yang dapat membantu Kamu mengatur data dengan memberi Kamu satu tempat yang nyaman untuk mengelola dan mengakses file dan folder yang disimpan di beberapa lokasi fisik yang berbeda. Mengapa ini berguna? Salah satu contohnya adalah jika Kamu memiliki file di perangkat penyimpanan eksternal, katakanlah folder penuh gambar pada USB flash disk. Kamu dapat menyalin gambar di perangkat eksternal ini ke folder Gambar di PC Kamu, tetapi Kamu mungkin tidak ingin melakukannya. Mungkin PC Kamu kekurangan ruang penyimpanan, atau Kamu mungkin hanya ingin menyimpan gambar di perangkat eksternal karena alasan portabilitas.

Dalam skenario ini, untuk melihat dan bekerja dengan semua gambar Kamu, Kamu harus terus-menerus berpindah antara folder Pictures dan perangkat eksternal di File Explorer, yang dapat merepotkan dan memakan waktu, Tetapi dengan menambahkan folder yang berisi gambar-gambar di perangkat USB ke Perpustakaan Gambar Kamu, gambar dari kedua lokasi (PC Kamu dan drive eksternal) dapat diakses dari tempat yang sama di File Explorer.

Contoh lain di mana menggunakan Perpustakaan mungkin berguna adalah ketika Kamu sedang mengerjakan proyek yang terdiri dari berbagai jenis file, Misalnya, Kamu membuat presentasi, proposal, atau dokumen serupa yang menggabungkan musik latar, dan gambar. Sepertinya file yang akan Kamu gunakan untuk membuat dokumen akan berada di hingga tiga lokasi berbeda. Kamu dapat membuat New Library untuk proyek, menambahkan semua folder yang Kamu perlukan untuk proyek ke Pustaka itu, dan menghemat banyak waktu dan masalah saat mencari file yang ingin Kamu kerjakan.

Penting untuk dicatat bahwa ketika Kamu menambahkan folder ke Library (atau menghapusnya), Kamu tidak benar-benar mengubah tempat penyimpanan file atau folder. Jadi, tidak ada data yang pernah disalin, dipindahkan, atau dihapus. Folder mana yang termasuk dalam Library secara default itu tergantung pada versi Windows Kamu dan bagaimana Kamu mendapatkannya. Baik Windows 8.1 dan windows 10 menyertakan Library default untuk empat jenis file utama – Dokumen, Musik, Gambar, dan Video-yang selalu menyertakan folder pengguna ke jenis file tertentu file. Jadi, misalnya, Library Dokumen Kamu selalu menyertakan folder Dokumen Kamu, dan Library Gambar Kamu selalu menyertakan folder Gambar Kamu.

Tips & Trik

Library juga dapat menyertakan folder Publik untuk jenis file, dan jika Kamu masuk ke Windows dengan akun Microsoft, folder OneDrive Kamu ke file semacam itu juga Jadi Library Dokumen pada PC Windows 8.1 yang ditingkatkan dari Windows 7 atau 8 mungkin menyertakan folder Dokumen dan folder Dokumen Publik, sedangkan jika Kamu membeli PC windows 10 dan masuk dengan akun Microsoft, Library Gambar akan menyertakan folder Gambar dan folder Gambar OneDrive Kamu. Pengecualian untuk ini adalah Library Video, yang tidak secara otomatis menyertakan folder Video OneDrive Terlepas dari folder mana yang disertakan perpustakaan secara default, Kamu bebas menambah atau menghapus folder di perpustakaan mana pun.

Menambah Folder dalam Library

Untuk menambah folder dari Library yang telah ada, klik kanan, lalu pilih NEW dan klik LIBRARY, kemudian pada LIBRARY yang baru, klik kanan, pilih PROPERTIES, lalu klik ADD untuk memilih folder yang terhubung dengan LIBRARY baru ini. Setelah kamu menambahkan folder yang dihubungkan, maka kamu akan dapat mengakses isi folder tersebut dalam menu LIBRARY yang baru ini.

Gambar 2. Menambahkan Folder Library yang baru

Perhatikan bahwa dalam Gambar ini, Library Gambar menyertakan folder PC dan Onedrive Pictures pengguna. Perhatikan bahwa jika kamu menambahkan folder dari perangkat penyimpanan eksternal ke Library dan kemudian memutuskan sambungan perangkat dari PC kamu, folder itu tidak akan muncul dalam daftar lokasi perpustakaan sampai kamu menghubungkan perangkat lagi.

Membuat Library Baru

Untuk menambahkan folder ke library baru (i.e, Library yang belum ada), pilih opsi Create new library seperti yang juga ditunjukkan pada Gambar 2. Kamu akan melihat menu NEW muncul, lalu klik LIBRARY. Meskipun nama Library akan meniru nama folder yang kamu gunakan untuk membuatnya, Kamu bebas mengganti namanya menjadi sesuatu yang lebih cocok. Cara alternatif membuat perpustakaan baru adalah dengan klik kanan atau ketuk lama perpustakaan di Panel Navigasi, lalu pilih Perpustakaan Baru. Library tersebut akan bernama “New library” yang dapat kamu ganti dengan nama pilihan kamu.

Menghapus Folder dari Library

Untuk menghapus folder dari Library, temukan Library di panel navigasi dan kemudian klik kanan atau klik PROPERTIES. Pada pilihan PROPERTIES, klik folder yang ingin dihapus lalu klik REMOVE (Gambar 3).

Gambar 3. Menghapus folder dari library

Menyesuaikan Library

Windows memungkinkan kamu untuk menyesuaikan aspek tertentu dari perpustakaan, termasuk bagaimana tampilannya di File Explorer dan di mana ia menyimpan file secara default. Untuk mengakses opsi ini, klik kanan atau ketuk lama pada perpustakaan di panel navigasi dan pilih properti untuk menampilkan jendela Properties. Kamu akan melihat daftar folder yang merupakan bagian dari Library dan di bawahnya, tombol berlabel SET SAVE LOCATION dan SET SAVE LOCATION PUBLIC. Ingat bahwa Library bukan lokasi penyimpanan fisik, jadi dua tombol ini memungkinkan Kamu menentukan di folder mana item akan disimpan saat Kamu menyalin, memindahkan, atau menyimpannya ke folder Library. Lokasi penyimpanan yang ditetapkan menentukan di mana Kamu akan menyimpan item di Library, sementara SET SAVE LOCATION PUBLIC menentukan di mana orang-orang dengan siapa Kamu dapat berbagi perpustakaan (misalnya, pengguna lain dari PC Kamu, atau PC lain dalam Jaringan Rumah Grup) akan menyimpan file mereka di perpustakaan.

Pada Gambar 3, folder Library pengguna adalah SET SAVE LOCATION dan SET SAVE LOCATION PUBLIC, itulah sebabnya kedua tombol dinonaktifkan saat folder tersebut dipilih. Untuk mengubah lokasi penyimpanan, pilih folder dan klik atau ketuk tombol yang sesuai (kamu centang atau ikon berbagi di margin kiri akan pindah ke folder baru untuk menunjukkan adanya perubahan). Optimalkan Library untuk menu yang memungkinkan Kamu menentukan bagaimana Kamu ingin konten Library ditampilkan secara default, dan opsi yang tersedia adalah item umum yaitu Document, Music, Picture, dan Video. Pilih Picture atau Video dan konten Library akan ditampilkan menggunakan ikon besar, yang paling cocok untuk jenis item tersebut. Demikian pula, memilih Document atau Music akan menampilkan isi perpustakaan dalam tampilan detail, dengan judul kolom yang relevan dengan jenis file-Musik tertentu, misalnya, akan menampilkan info artis dan album.

Tips Manajemen File

Tantangan umum dalam manajemen file adalah mencoba mencari tahu apa yang terjadi pada file yang baru saja Kamu lihat atau kerjakan. Meskipun Kamu mungkin tidak mengalami semua masalah, berikut kiat-kiat ini dapat membantu Kamu menghindari beberapa jebakan umum.

Menemukan File yang Di Download dari Internet

Saat Kamu mengunduh file dari Internet (misalnya, program) melalui browser Web, biasanya file tersebut disimpan ke folder Unduhan apa pun Browser Web yang Kamu gunakan (misalnya Microsoft Edge atau Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, dll). Jika Browser Kamu tidak menawarkan pintasan yang jelas ke folder ini, Kamu dapat mengaksesnya dari file Explorer seperti yang ditunjukkan pada Gambar di mana ia akan muncul di bawah judul PC ini serta bagian FAVOURITE (Windows 8.1) dan QUICK ACCESS (Windows 10).

Membuat Salinan Baru dari File yang Sudah Ada

Jika Kamu seperti kebanyakan orang, Kamu sering membuat dokumen baru dengan membuat salinan dari file yang sudah ada dan kemudian membuat perubahan padanya. Meskipun Kamu dapat melakukannya dengan menggunakan File Explorer untuk membuat salinan dari file asli Kamu dan kemudian mengganti nama dan memodifikasi salinan, opsi yang lebih baik adalah menggunakan fitur SAVE AS. Untuk melakukan ini, temukan file yang ingin Kamu gunakan sebagai titik awal dan buka. Kemudian, sebelum membuat perubahan apa pun pada file, pilih SAVE AS (biasanya ditemukan di bawah menu File) dan ketik nama baru di atas nama yang sudah ada dan klik atau klik Save (Gambar 3-7). Kamu sekarang telah membuat versi baru file dengan nama baru dan bebas memodifikasinya tanpa mengubah apa pun tentang file asli.

Gambar 4. Tampilan jendela SAVE AS untuk membuat salinan baru dari file yang sudah ada

Membuka File dari Email

Inilah seperti jebakan yang banyak dari kita jatuh ke dalamnya. Kamu menerima email dengan file terlampir dan membuka lampiran file dari dalam email untuk melihat, atau bahkan mengedit dan menyimpannya. Kemudian, Kamu mencari file tersebut, tetapi mungkin tidak dapat menemukannya di mana pun kecuali dilampirkan ke email asli, dan perubahan apa pun yang Kamu buat tidak dapat ditemukan di mana pun. Kamu tidak mengetahui letak file tersebut saat membuka dan/atau menyimpan file tersebut, jadi kemana perginya?

Saat Kamu membuka lampiran file langsung dari email, Kamu biasanya membuka salinan file yang berada di kumpulan folder sementara yang luas yang digunakan untuk menyimpan item yang diunduh dari Internet (ini termasuk gambar dan grafik dari halaman web). Contoh jalur khas ke folder ini adalah C:\Users\Joseph\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\4MKZ395D, dan karena folder ini biasanya tersembunyi dari Windows, ini bisa sangat sulit menemukan file yang secara tidak sengaja Kamu simpan ke salah satunya. Untuk menghindari sindrom file yang hilang ini, jangan buka lampiran file langsung dari email. Sebagai gantinya, gunakan opsi DOWNLOAD melalui email untuk mengunduh salinan lampiran ke lokasi yang diketahui sebelum Kamu membukanya. Hal ini sangat tergantung pada program email Kamu, opsi pengunduhan mungkin berupa tombol atau tautan, atau Kamu mungkin dapat mengklik kanan atau mengetuk lama lampiran dan memilih SAVE AS.

Jika Kamu membuka lampiran file email dalam suatu program tanpa mengingat untuk menyimpannya terlebih dahulu, fitur SAVE AS juga akan membantu Kamu di sini, memungkinkan Kamu untuk menyimpan salinan file baru ke lokasi pilihan Kamu.

Tips & Trik

Menggunakan AutoRecover/AutoSave

Banyak dari kita pernah mengalami crash program dan kehilangan informasi sebagai akibatnya karena file yang sedang kita kerjakan belum disimpan. Kabar baiknya adalah bahwa skenario tidak biasa itu, telah lama diatasi oleh Windows dan Microsoft. Windows telah menjadi jauh lebih dapat diandalkan selama bertahun-tahun karena fitur AutoRecover/AutoSave yang disertakan di hampir semua perangkat lunak modern. Misalnya, versi terbaru Microsoft Office (yang mencakup Word, Excel, dan PowerPoint, di antara program lainnya) mengaktifkan AutoRecover secara default dan mengambil snapshot otomatis dari file yang terbuka setiap 10 menit. Sebaliknya, OpenOffice.org open-source gratis menyimpan info AutoRecovery yang diberi nama sedikit berbeda setiap 15 menit.

Gambar 5. Ubah interval AutoRecover Microsoft Office untuk membuat penyimpanan informasi file terbuka lebih sering

Meskipun interval ini cocok untuk kebanyakan orang, ini berarti bahwa dalam keadaan yang jarang terjadi, kecelakaan dapat menghapus pekerjaan selama 10 atau 15 menit. Jika Kamu ingin mempersingkat interval AutoRecover di Microsoft Office, Kamu dapat melakukannya dengan memilih FILE, OPTIONS, SAVE, dan menyesuaikan interval seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5. Untuk OpenOffice, Kamu akan menemukan pengaturan AutoRecovery di bawah TOOLS, OPTIONS, LOAD/SAVE, GENERAL.

Review Buku “File Management Made Simple, Windows Edition”, Joseph Moran, 2015

Referensi

Previous Post
Next Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *